Tôi đã nỗ lực để khắc phục sự cố như thế nào?

Tác giả: Nguyễn Thị Thanh Huyền, Quản lý vận hành văn phòng, Mekong Capital
22/06/2023

——

Có một chiếc chậu lớn chứa đầy nước. Nhưng không biết vì lý do gì mà mực nước trong chậu cứ giảm dần. Khi phát hiện ra điều này, cô gái đã nhanh nhạy nghĩ rằng mình cần đổ thêm nước. Nhưng dù cô ấy đổ nước bao nhiêu lần, mực nước vẫn tiếp tục giảm. Cô ấy đổ liên tục từng xô nước vào để chậu nước mau chóng đầy trở lại mà chẳng có thời gian tìm xem tại sao nước lại giảm.

Tôi đã từng là cô gái đó. Tôi là Thanh Huyền, và tôi là người quản lý vận hành văn phòng Mekong Capital Hà Nội. Là thành viên kì cựu của cả đội, tôi hiểu rằng đồng đội luôn kỳ vọng tôi sẽ tạo ra kết quả công việc với chất lượng cao.

Vào tháng 3 năm 2023, tôi đảm nhận trách nhiệm chuẩn bị phần ẩm thực và đồ uống (F&B) cho một sự kiện quan trọng sẽ diễn ra vào tháng 6. Chúng tôi đã lên kế hoạch rất cẩn thận và theo dõi quá trình thực hiện một cách sát sao với các cuộc họp hàng ngày để đảm bảo sự kiện thành công. Tuy nhiên, ba tuần trôi qua, sau nhiều cuộc họp với trưởng dự án, tôi vẫn gặp khó khăn trong việc đưa ra các phương án thực đơn phù hợp. Mặc dù đã có những “hành động tiếp theo” được đưa ra sau các cuộc họp, tôi vẫn không thấy tự tin rằng các bữa ăn sẽ được thu xếp ổn thỏa. Mỗi khi phải họp để lựa chọn thực đơn, sự vui vẻ và nụ cười thường trực trên môi tôi biến mất, thay vào đó là gương mặt bất an.

Tại Mekong Capital, chúng tôi có một văn hóa cởi mở ghi nhận khi mình đang có sự cố. Chúng tôi khuyến khích mọi người ngay khi nhận ra có bất kỳ vấn đề nào đang cản trở mình hay đội nhóm đạt được kết quả cam kết (off-track) thì sẽ đưa ra để trao đổi và tìm kiếm sự trợ giúp. Bằng cách làm như vậy, chúng tôi đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ các trở ngại đang có và có thể cùng nhau giải quyết chúng nhanh chóng.

“Nhưng vẫn chưa có gì trở ngại cả!” Tôi thầm nghĩ, “mình vẫn còn thời gian, mình biết sẽ phải làm gì tiếp theo, vì vậy mình không cần phải đề xuất một cuộc họp để giải quyết bất an này của mình. Mình chỉ cần thực hiện tất cả các hành động đã thảo luận và mọi trở ngại hiện tại sẽ được giải quyết.”

Tôi tiếp tục an ủi bản thân bằng những suy nghĩ tích cực. Tôi tự mình xoay sở trong im lặng. Tôi đã hành động trong hoài nghi. Thời gian vẫn đang trôi đi, tôi vẫn cứ cố gắng, và thực đơn cuối cùng vẫn chưa xong. Sự tự tin của tôi giảm dần từng ngày, còn sự thất vọng về bản thân thì tăng dần lên. Tôi lo lắng rằng tôi có thể lảm hỏng sự kiện vì dịch vụ F&B kém chất lượng và đồng thời gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc chung của cả đội.

Cứ thế, nước trong chiếc chậu vẫn đang vơi dần, và tôi vẫn không thể ngăn điều ấy lại.

——

Trong một cuộc họp, đối diện với sự im lặng của tôi, chị Lê – Tổng Giám đốc của Mekong cũng là Sếp của tôi, nhìn thấy rằng tôi đang gặp khó khăn. Chị hỏi: “Tại sao em không chia sẻ rằng em đang off-track dù em cảm thấy công việc bị tắc?” Tôi trả lời, “Vì em nghĩ mình đã biết phải làm gì tiếp theo.” Chị Lê tiếp tục hỏi, “Nếu em biết thì tại sao bản đề xuất thực đơn vẫn chưa hoàn thành?” Tôi lại rơi vào im lặng và bắt đầu đắm trong suy nghĩ của mình. Cuối cùng, tôi thừa nhận rằng tôi cảm thấy bị mắc kẹt và không muốn người khác đánh giá rằng mình đang không làm tốt, không hoàn thành trách nhiệm của mình.

Chị Lê nhẹ nhàng chia sẻ: “Off-track không phải là điều xấu. Nó chỉ là một dấu chỉ cho thấy rằng chúng ta có thể không đạt được kết quả mà chúng ta cam kết. Vì vậy, chúng ta chỉ đơn giản là đối mặt với điều đó, và tìm cách tiếp cận mới thay vì mắc kẹt ở đó và cảm thấy tệ về bản thân mình!”

Chia sẻ ấy đã đánh thức tôi. Bạn biết tại sao tôi không thể ngăn mực nước giảm trong chiếc chậu không? Bởi thay vì tìm kiếm nguyên nhân thực sự cho việc nước bị chảy ra, tôi chỉ cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách đổ thêm nước vào. Kết quả là, vấn đề thực sự đã không được khắc phục. Tôi nhận ra rằng tôi đã không tìm kiếm và nhìn nhận những off-track của mình giống như tôi không tìm để thấy được lỗ hổng làm nước trong chiếc chậu bị rò rỉ, tôi đã không dám lên tiếng vì tôi nghĩ rằng điều đó có thể khiến tôi bị đánh giá.

——

Từ đó, tôi đã không còn giữ suy nghĩ rằng chia sẻ một sự cố sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của tôi. Ngay cả các chuyên gia và nhà quản lý cấp cao cũng sẽ có lúc thấy tự nghi ngờ bản thân và gặp phải trở ngại. Việc thông báo một sự cố chỉ đơn giản là chia sẻ với những người liên quan rằng kết quả mà tôi cam kết đang có nguy cơ ko đạt được. Một cuộc họp về off-track chỉ là một cuộc trò chuyện đơn giản với đồng đội để tìm cách tiếp cận mới nhằm giải quyết vấn đề, thay vì gồng lên để vượt qua một mình trong im lặng như tôi đã từng làm. Điều đáng ngạc nhiên là tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn rất nhiều kể từ khi tôi thay đổi góc nhìn của mình và bắt đầu nhìn nhận, chia sẻ những sự cố của mình.

Sau khi phát hiện vấn đề đó, tôi đã liên hệ với người điều hành dự án để chia sẻ về những khó khăn của tôi. Cô ấy đã hướng dẫn tôi mở rộng tư duy và tìm ra một góc nhìn mới cùng phương pháp tiếp cận mới để hoàn thành nhiệm vụ. Mối quan hệ của tôi với nhiệm vụ đã thay đổi đáng kể. Tôi không còn gặp trở ngại và cuối cùng đã hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

Đúc rút từ kinh nghiệm đó, tôi đã chia sẻ trải nghiệm và góc nhìn mới của mình với nhóm Admin. Từ tháng 5, nhóm Admin đã điều chỉnh việc thực hành tuyên bố sự cố hàng ngày – các thành viên chia sẻ off-track và sự cố một cách cởi mở, không lo lắng và sợ hãi, từ đó chúng tôi có thể giải quyết các trở ngại cùng nhau, hướng tới mục tiêu đạt được đột phá trong kết quả công việc. Kết quả đột phá sẽ chỉ đạt được nếu chúng ta nhìn thấy được những off-track sớm và xử lý chúng quyết liệt. Điều đó có nghĩa là xác định và ghi nhận off-track chính là cánh cổng để mở ra con đường dẫn tới kết quả đột phá.

Đây là mục tiêu và ý nghĩa của một trong 15 yếu tố của Mekong Capital trong Đầu tư lấy Tầm nhìn làm định hướng của Mekong Capital – Kiến tạo đột phá, nơi chúng tôi ghi nhận rằng chúng tôi off-track, cởi mở thông báo nó với các đồng đội, và nhận được sự hướng dẫn cần thiết để khám phá góc nhìn mới, bối cảnh mới, hành động mới để trở lại đúng với mục tiêu, và cuối cùng sẽ đạt được kết quả đột phá.

Và kết quả là trong tuần đầu tiên của tháng 5 năm 2023, cả đội đã hoàn thành 200% KPI của tuần cho số lượng trải nghiệm WOW của các thành viên Mekong, đó là lần đầu tiên chúng tôi đạt được thành tích này! Sự kiện quan trọng vào tháng 6 cũng đã diễn ra tốt đẹp, dịch vụ F&B nhận được phản hồi hài lòng từ các khách tham dự.

Tôi, cô gái bị mắc kẹt với chậu nước vơi giảm dần, cuối cùng cũng tìm ra lý do tại sao nước lại cứ tiếp tục giảm. Bằng cách đi tới gốc rễ của vấn đề, tôi đã thấy một phương cách mới để ngăn chặn sự sụt giảm ấy, giống như người ta phát hiện được lỗ hổng trong chậu nước và khắc phục được lỗ hổng đó.

Còn bạn, gần đây bạn đã kiểm tra mực nước trong chiếc chậu của mình chưa?

Vui lòng nhấn vào nút dưới đây để đăng ký nhận bản tin quý của Mekong Capital.

Mekong Capital đầu tư vào các ngành theo xu hướng tiêu dùng và đóng góp giá trị gia tăng cho doanh nghiệp theo mô hình Đầu tư Lấy Tầm nhìn làm Định hướng. Các công ty nhận đầu tư thường nằm trong số các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất trong ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam.

Đầu năm 2022, người sáng lập Mekong Capital, Chris Freund, đã xuất bản cuốn “Chuyện Lẩu Cua”, một câu chuyện về một đàn cua bị bắt bỏ vào nồi nước sôi. Thoạt nhìn, “Chuyện Lẩu Cua” trông như một quyển truyện tranh thiếu nhi với trang bìa đầy màu sắc và nét vẽ giàu tính biểu cảm theo phong cách hoạt hình. Nhưng càng về sau, độc giả dễ dàng nhận thấy rằng câu chuyện hàm chứa một thông điệp quan trọng cho các doanh nghiệp về chuyển hóa, năng lực lãnh đạo và việc tập trung vào một tầm nhìn rõ ràng.

Sách đang có bán tại Tiki (bìa cứng): bit.ly/38baF8a

Theo dõi chúng tôi trên LinkedIn: